Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
На определенном этапе развития бизнес сталкивается с проблемами роста: масштабы деятельности затрудняют контроль над расходами, поставщиками, региональными подразделениями. Опытный руководитель знает, что это означает новый уровень ответственности, а также заметное увеличение издержек. Может выясниться, что сроки запуска рекламной кампании в отдаленном регионе сорваны, бухгалтерия не справляется с документооборотом, а топ-менеджеры загружены текущими вопросами и не уделяют достаточно времени решению стратегических задач.
Любой бизнес, особенно зрелый, должен задумываться об эффективности: главное — помнить, что оптимизация не ограничивается фразой «режем косты». Реальные изменения требуют изучения всех деталей, верной диагностики и выбора правильного решения для каждой проблемы.
Одно из самых популярных и очевидных решений по повышению эффективности бизнес-процессов — это аутсорсинг. Можно ли доверить свой бизнес (или его часть) внешним подрядчикам? Разберемся в особенностях и преимуществах аутсорсинга на примере маркетинговых услуг.
Вам нужен аутсорсинг, если:
- центральный офис потерял связь с региональными подразделениями из-за удаленности или разницы во времени;
- партнеры регулярно нарушают стандарты качества и сроки при производстве рекламных материалов;
- в компании отсутствует единая система контроля и отчетности;
- обработка заказов не автоматизирована и требует значительных человеческих ресурсов;
- увеличение пула поставщиков усложнило документооборот, и процесс управления стал слишком затратным;
- возникают проблемы при налоговых проверках из-за партнеров, которые работают через «фирмы-однодневки».
В случае с маркетинговыми услугами аутсорсинг как привлечение сторонней команды, которая является частью глобальной компании, — это целый ряд не всегда очевидных бонусов: оказание услуг в формате единого окна, доступ к мировой экспертизе и готовым инструментам, грамотное управление маркетинговыми активами и коммуникациями, гарантия налоговой устойчивости и прозрачности.
Пошаговый план по оптимизации бизнес-процессов в маркетинге
1. Централизация управления устраняет несогласованность и переводит решение текущих задач в режим «одного окна». Исходя из потребностей клиента, аутсорсинговый партнер формирует проектную команду, которая с первого же дня берет на себя контроль качества и затрат, приводит к единому знаменателю систему отчетности, разрабатывает модель взаимодействия с поставщиками.
Все проблемные точки выявляются в процессе аудита. Например, выезд в отдаленный регион позволяет составить представление о реальном положении дел в местных подразделениях и оценить качество работы поставщиков. Профессионалы могут предложить несколько сценариев: составить единый регламент работы с партнерами, подобрать технологии и методологии для однотипных процессов, чтобы сэкономить на массовых закупках, перейти на единую онлайн-площадку для размещения запросов и отчетности. В отдельных случаях удается повысить скорость обработки заказов на 30% и снизить стоимость операции до 20%.
Один из крупнейших мировых DIY-ритейлеров начал напрямую обрабатывать 98% заказов через Xerox. В рамках проекта он внедрил регламент взаимодействия и четкие SLA, оптимизировал схему заказа POS-материалов и включил дизайнеров в сервисную команду. Это помогло сократить сроки обработки запросов и централизовать производство рекламных материалов для всех магазинов сети от Калининграда до Владивостока.
2. Анализ и оптимизация цепочек поставок избавляет от необходимости проводить десятки тендеров под каждую конкретную задачу — все их заменяет один сервисный контракт с аутсорсинговым партнером. Он тщательно изучит специфику продукции и подберет соответствующую производственную базу, тем самым сокращая сроки и оптимизируя расценки, вне зависимости от типа рекламной продукции.
Под каждый заказ специалисты проведут мониторинг рынка, а при необходимости — объединят объемы сразу по нескольким клиентам, чтобы добиться лучшей цены за крупные поставки. В отличие от привычного агентства, одна из задач аутсорсингового партнера — неустанно работать над снижением затрат, начиная с момента формирования брифа. Партнер, обладающий глубокой экспертизой, поможет составить ТЗ с учетом знания технологий и ситуации на рынке.
Контрактно зафиксированный регламент и SLA гарантируют клиенту, что каждая операция будет выполнена в установленный срок и без ущерба качеству. Освобождение от такой рутины позволит клиенту наконец сосредоточиться на стратегических вопросах и ключевых бизнес-задачах.
Елена Фролова, руководитель направления услуг в сфере маркетинга, Xerox:
Обратившись к аутсорсингу, федеральный телеком-оператор внедрил систему ежедневной отчетности по доставкам наружной рекламы на точки размещения, единый перечень рекламных материалов и прайс-лист для всех регионов. Также стала применяться жесткая система контроля качества с унификацией цветопробы и доставкой образцов продукции на каждое региональное производство. В результате показатель брака и срыва сроков снизился до 0,1%, а затраты на изготовление рекламных материалов резко сократились.
3. Автоматизация обработки заказов приводит к сокращению затрат за счет сокращения сроков сбора и производства заказа. Ускорение поставок, в свою очередь, заметно сокращает time-to-market.
Xerox удалось добиться того, что абсолютно все заказы DIY-ритейлера стали выполняться в установленные сроки, а 98% из них обрабатывались в течение 12 часов. Электронная платформа обеспечивает полный контроль соблюдения SLA и прозрачность процесса. Так, в результате автоматизации у одного из клиентов уровень «дозапросов» и уточнений снизился с 55% до 5%.
4. Рационализация продуктов и процесса производства направлены на сокращение расходов без потери в качестве и внешнем виде конечного изделия. Аутсорсинговая команда постоянно исследует индустрию на предмет новых технологий и материалов, чтобы снизить стоимость и сроки производства.
Замена материалов, используемых при выпуске карт лояльности, позволила ритейлеру на 13,5% сократить расходы, не меняя свойств продукта. Другой пример: анализ потребления печатных промоматериалов спортивного ритейлера показал, что клиент может сократить тиражи на 10−30% без какого-либо ущерба для целевого охвата. Экономии до 15% также удалось достигнуть путем изменения географии производства и скрупулезной разработки логистической цепочки.
5. Постоянный анализ продуктов и процессов позволит взглянуть на бизнес под другим углом и придать стимул уже существующим направлениям. А заниматься их развитием смогут сотрудники, освобожденные от рутинных процессов. Кроме всего прочего, такой подход гарантирует контроль целостности бренда — партнер не допустит, чтобы регионы нарушили корпоративный стиль.
В рамках услуги аутсорсинга возможно создание цифровой библиотеки макетов, из которой любой из уполномоченных сотрудников сможет брать актуальные рекламные материалы. При этом любое отступление исполнителя от brand-sheet повлечет за собой штрафные санкции.
6. Привлечение дополнительных ресурсов в рамках одного сервисного контракта. Качественное решение оперативной или сложной задачи требует человеческих ресурсов. Расширить штат и обучить людей собственными силами — весьма затратный сценарий. Аутсорсинг позволяет максимально быстро привлечь специалистов для решения любой задачи.
В том числе для этих целей была создана Xerox Studio, где работают дизайнеры, digital-специалисты и разработчики. Им под силу создать с нуля дизайн рекламных материалов, снять видеоролик, использовать технологии AR/VR/MR, запустить промосайт — быстро и с использованием самых передовых технологий, в которые компания непрерывно инвестирует.
Елена Фролова, руководитель направления услуг в сфере маркетинга, Xerox:
Выстраивание логистики, работа с огромным количеством поставщиков и необходимые процессы так или иначе отнимают значительное количество ресурсов компании и отвлекают от решения профильных задач. В рамках аутсорсингового контракта эти понятия перестают для вас существовать: остается только поставленная цель, за которую отвечает Xerox.
Не менее важно, что партнер становится «подушкой безопасности»: он берет на себя все возможные риски, отрабатывает все претензии, находит выход из форс-мажорной ситуации.
Переходить на аутсорсинг или нет? Продолжать пить таблетки от головной боли или устранить ее причины? Конечно, поиск первопричин — более сложный и кропотливый вариант, чем принятие экстренных мер по факту срыва сроков или поставки бракованной продукции. Один или два неприятных случая могут показаться недостаточным поводом, чтобы внедрять аутсорсинг. А если это только те два случая, о которых вам сообщили, а об остальных вы просто не знаете?
Елена Фролова, руководитель направления услуг в сфере маркетинга, Xerox:
Решение передать часть задач на аутсорсинг свидетельствует о зрелости бизнеса и о желании сосредоточиться на главном — на клиенте. Вернитесь к глобальным задачам, а все рутинные процессы возьмет на себя Xerox.